Gegenüber 2017 ist das ein deutlicher Anstieg: Hier setzten noch 33 Prozent auf das sogenannte Enterprise Content Management (ECM), wie eine solche ganzheitliche Strategie, die die Erstellung, Bearbeitung und Speicherung umfasst, genannt wird. Dabei geht es heute nicht mehr nur um klassische Office- oder PDF-Dateien, die jeweils bei 92 Prozent und damit bei so gut wie allen Unternehmen im Mittelstand digital organisiert werden. Sondern etwa auch um Bilder (57 Prozent), Audio-Dateien (25 Prozent) oder Videos (18 Prozent). Das hat die repräsentative Studie "Digital Office im Mittelstand 2019" von Bitkom Research im Auftrag des Digitalverbands Bitkom unter 613 Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeitern ergeben.
Das digitale Büro kommt dabei zunehmend aus der Cloud. Mehr als jedes zweite Unternehmen (58 Prozent) verwaltet seine digitalen Dokumente mittlerweile dort, das sind neun Prozentpunkte mehr als im Jahr 2017. Die Zahl der Unternehmen, die ihre ECM-Software im eigenen Unternehmen ("on premise") betreiben, ging im gleichen Zeitraum von 59 Prozent auf 44 Prozent zurück. "Vor allem für den Mittelstand bietet die Dokumentenverwaltung und -Organisation aus der Cloud großes Potenzial, da IT-Ressourcen hier besonders knapp sind", sagt Nils Britze, Bereichsleiter Digitale Geschäftsprozesse beim Verband Bitkom. Zudem bringe dieser Weg viele Vorteile mit sich: So würden nicht nur IT-Kosten gesenkt, sondern auch die Sicherheit erhöht: "Die Cloud – öffentlich wie privat – wird bei professionellen Dienstleistern meist wesentlich besser geschützt als bei internen IT-Lösungen", so Britzke. (mp)