Auch für Unternehmen, die sich bislang noch überhaupt nicht mit der E-Rechnung beschäftigt haben, ist es kurz vor dem Inkrafttreten noch nicht zu spät, und es besteht kein Grund für eine Torschlusspanik vor den Feiertagen, wie die Steuer- und Rechtsanwaltskanzlei Schultze & Braun beruhigt. Die schnelle Notlösung sei die E-Mail-Adresse. "Denn die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können – darum geht es im ersten Schritt zum Jahreswechsel – können Unternehmen zunächst mit einer entsprechenden E-Mail-Adresse erfüllen“, sagt Steuerberater Mario Schnurr. „Allerdings sollten die Unternehmen im Blick haben, dass sie E-Rechnungen nicht nur empfangen, sondern perspektivisch natürlich auch lesen und verarbeiten müssen.“ Hinzu kommen Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten.
Die Pflicht zum Versand gilt grundsätzlich erst ab 2027, für kleine Unternehmen spätestens ab 2028. Dennoch sollten Unternehmen die Umstellung auf die E-Rechnung laut Schnurr im neuen Jahr direkt in Kombination mit Verarbeitung und Versand angehen. Er rechnet damit, dass spätestens im zweiten Halbjahr 2025 das Aufkommen steigen wird, weil Unternehmen freiwillig auf den Versand von E-Rechnungen umsteigen.
Das richtige Format wählen
Bei einer per E-Mail versandten Datei, etwa einem PDF oder einer eingescannten Papierrechnung, handelt es sich laut Schnurr nicht um E-Rechnungen. „Es muss ein Rechnungsdokument in einem maschinenlesbaren und nach genauen Vorgaben strukturierten XML-Format sein.“ Die Vorgabe ist, dass sich der Datensatz der E-Rechnung automatisch weiterverarbeiten lässt. Die Inhalte und das Format des Datensatzes sind durch die Norm EN 16931 EU-weit einheitlich festgelegt. Im Wesentlichen gibt es die beiden Formate „XRechnung“ und „Zugferd“.
Unternehmen sollten bei der Umstellung auf die E-Rechnung aber auch das eigene Geschäftsmodell im Blick haben. Wenn sie etwa für öffentliche Auftraggeber tätig sind oder tätig sein wollen, wie es bei Busunternehmen mit ausgeschriebenen ÖPNV-Linien durchaus der Fall sein kann, sollten sie sich bei der Umstellung auf „XRechnung“ fokussieren. „Denn auch, wenn es möglich ist, bei E-Rechnungen das Format `Zugferd´ zu nutzen, sind öffentliche Auftraggeber bereits seit Längerem grundsätzlich dazu verpflichtet, von ihren Lieferanten elektronische Rechnungen im Format `XRechnung zu fordern“, sagt Schnurr.
Vorteil der E-Rechnung: Kosteneinsparungen
Der Aufwand für die Umstellung auf die E-Rechnung zahlt sich laut dem Steuerberater für Unternehmen auf lange Sicht sehr wahrscheinlich im wahrsten Sinne des Wortes aus. „Denn die Umstellung auf die E-Rechnung verspricht durch die EU-weite Vereinheitlichung nicht nur wirtschaftliche Vorteile, sondern auch eine nachhaltigere Geschäftspraxis.“ Ein zentraler Vorteil seien deutliche Kosteneinsparungen: Durch den Verzicht auf Papier, Druck, Versand und Lagerung sowie durch die Automatisierung des Rechnungsprozesses werden viele manuelle Schritte überflüssig.
Durch Software-Lösungen lassen sich Aufgaben wie das Erfassen, Abgleichen und Freigeben von Rechnungen sowie deren Ablage automatisieren. Dies ermöglicht es den Unternehmen, sich auf andere Kerntätigkeiten zu konzentrieren.
Zudem beschleunigt die Verarbeitung von E-Rechnungen den Zahlungsverkehr und stärkt das Cashflow-Management.
Die Aufbewahrungszeit
Bei der Umstellung auf die E-Rechnung sollten Unternehmen aber auch die Aufbewahrungsfristen im Blick haben: Wie Papierrechnungen müssen E-Rechnungen und dazugehörige Dokumente für mindestens acht Jahre archiviert werden, um lesbar und unverändert zu bleiben – beginnend ab dem Ende des Quartals, in dem die Rechnung erstellt wurde. „Wichtig ist, dass dabei immer noch die Regeln für ordnungsgemäße Buchführung und den Zugriff auf digitale Daten gelten“, sagt Schnurr. Die E-Rechnungen müssten in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie angekommen sind – also als Dokument im XML-Format „XRechnung“ oder „Zugferd“. Zudem müsse ein Prüfungsbeamter während der Aufbewahrungsdauer jederzeit darauf zugreifen können.
Steuerberater Schnurr ist überzeugt: Ist die E-Rechnung aber erst einmal eingeführt, bringt sie deutliche Arbeitserleichterungen sowie eine substanzielle Kosten- und Zeitersparnis.
Mario Schnurr, Steuerberater bei Schultze & Braun, hat eine schnelle und simple Notlösung für Unternehmen, die sich noch nicht mit dem Thema E-Rechnungen beschäftigt haben
