Woche für Woche 40 Stunden im Büro auf dem Firmengelände arbeiten: Für viele Beschäftigte auch in Busbetrieben und Verkehrsunternehmen, die ihren Arbeitsplatz nicht hinterm Buslenkrad, sondern an einem Schreibtisch haben, sieht der Arbeitsalltag so nicht mehr aus. Homeoffice und andere Formen des mobilen Arbeitens sind in vielen Unternehmen fest verankert. 10 Tipps der BG Verkehr für Remote-Arbeit und Führung auf Distanz.
1. Zeiten der Erreichbarkeit
Erreichbarkeitszeiten sollten mit allen Beteiligten abgesprochen und für alle verbindlich festgelegt werden. In welchem Zeitfenster sind Mitarbeitende, Führungsverantwortliche sowie intern und extern Beteiligte erreichbar? Die Kernzeiten der Erreichbarkeit müssen für alle Beteiligten transparent gemacht werden, wobei die Arbeitszeiten, wenn keine äußeren Bedingungen wie Erreichbarkeit für die Kunden dagegensprechen, variabel gestaltet werden können.
2. Klare Absprachen
Es sind Absprachen mit Führungsverantwortlichen und Kollegen zu treffen, wann und wie eine Antwort, Ausarbeitung, Rückmeldung erfolgen soll. Gemeinsam sollten Standards im Hinblick auf Aufgabenerledigung oder Zuarbeit definiert werden. Mit allen Beteiligten ist die Einhaltung von Terminen, Absprachen und Zusagen zu vereinbaren.
3. Indikatoren formulieren
Woran kann man festmachen, ob die Arbeitsergebnisse, die abgeliefert werden, für alle Beteiligten (Führungskräfte und Mitarbeitende) zufriedenstellend sind oder ob es Diskussionspunkte gibt? Das sollte festgehalten werden.
4. Regelmäßigen Kontakt
Zum Team, zu Mitarbeitenden und den Führungsverantwortlichen sollte regelmäßig Kontakt gehalten werden. Durch regelmäßigen Kontakt – in Präsenz oder auch virtuell – kann dem Gefühl von wechselseitiger Entfremdung entgegengewirkt werden.
Es hat sich bewährt, dass mobil Arbeitende je nach Bedarf und Absprache in das Unternehmen kommen und sich mit Führungsverantwortlichen und mit Kollegen austauschen.
5. Häufigkeit des Kontakts
Die Häufigkeit der Kontaktaufnahme sollte mit den Mitarbeitern, dem Team oder den Kollegen abgesprochen werden. Im Team oder mit den konkret beteiligten Personen kann man sich öfter austauschen als dass individuell zu einem Kollegen Kontakt aufgenommen wird.
6. Klare Kommunikation
Dies gilt insbesondere bei Aufgaben, die nicht zur Arbeitsroutine gehören wie bei Sonderaufträge oder Einzelaufgaben. Gestaltungsspielräume bei der Aufgabenerledigung sollten vereinbart werden: Was kann alleine entschieden werden, wo bedarf es der Abstimmung? Bei Wechselarbeitsplätzen sollte in Absprache mit den Mitarbeitenden oder der Führungskraft abgeklärt werden, was besser remote und was im Büro vor Ort erledigt werden kann. Eine klare Kommunikation reduziert Rück- und Nachfragen.
7. Geeignete Kommunikationsmedien
Welche Form der Kommunikation eignet sich für welchen Informationsaustausch? E-Mails sind gut für kurze Nachfragen oder Übermittlung der Sachstände, für Diskussionen in der Kleingruppe wählt man besser die Telefonkonferenz, für Ergebnispräsentationen die Videokonferenz. Kommunikationsregeln können bei Videokonferenzen abgesprochen werden. Wie sollen sich die Teilnehmenden einbringen? Falls möglich, immer mit Bildzuschaltung.
8. Auf eigene Kommunikationssignale achten
Zu einem Problem können Missverständnisse in der Kommunikation werden. Durch fehlende Mimik, Gestik und Tonlage gibt es beim Führen auf Distanz leicht falsche Interpretation, eine Botschaft kann anders ankommen, als sie gemeint war.. Deshalb ist es wichtig, auch auf die eigenen Kommunikationssignale zu achten.
Der (fehlenden) Mimik, Gestik und Tonlage sollte man sich bewusst sein. E-Mails sind demzufolge mit Bedacht zu formulieren. „Ich erwarte Ihre Auswertung bis zum …“ klingt zwar klar und deutlich, aber auch ziemlich barsch.
9. Feedback geben und fordern
Den Teammitgliedern auch bei Arbeit außerhalb der Büroräume Feedback geben und das auch fordern, gehört auch bei mobilen Arbeitsformen dazu.
Feedback sollte richtig dosiert werden. Das betrifft auch die Kritik am Arbeitsverhalten von Mitarbeitern oder Kollegen. Konflikte sollten nur im bilateralen Gespräch vis-a-vis besprochen werden. Es kann auch Feedback zum eigenen Arbeits- und Führungsverhalten von Mitarbeitenden, vom Team oder von Führungsverantwortlichen eingefordert werden.
Bei jedem Feedback überlegen, ob es besser am Telefon mitgeteilt werden kann und lieber bei einem persönlichen Treffen besprochen werden sollte.
10. Neue Kompetenzen aufbauen
Ergeben sich beim mobilen Arbeiten oder beim Führen auf Distanz unerwartet Schwierigkeiten, so kann es sinnvoll sein, auch nach einem Eigenanteil am Konflikt zu suchen: Gibt es Probleme mit der Selbstdisziplin oder der Motivation? Ist das Arbeiten im Homeoffice doch nicht das Richtige? Kann das gewohnte Präsenz-Führungsverhalten nicht abgelegt werden? Dann ist vielleicht die Form des mobilen Arbeitens oder das Führen auf Distanz nicht geeignet. Es ist sinnvoll, nach einer gewissen Zeit der Neugewöhnung Bilanz zu ziehen und gegebenenfalls zum Modell der Präsenzarbeit zurückzukehren.
Aus: "Büro- und Bildschirmarbeit unterwegs"; herausgegeben von der BG Verkehr
